Listy obecności to jeden z elementów dokumentacji pracowniczej, której przechowywanie podlega ścisłemu rygorowi prawnemu. Bardzo istotne jest nie tylko archiwizowanie ich przez odpowiedni okres, ale także zapewnienie właściwego poziomu bezpieczeństwa.
Archiwizacja list obecności – jak długo?
Listy obecności mogą stanowić część dokumentacji pracowniczej, o ile pracodawca decyduje się na ich prowadzenie. Żaden przepis nie nakłada bowiem takiego obowiązku. W tym miejscu warto zauważyć, że czym innym jest obowiązkowa ewidencja czasu pracy, a czym innym lista obecności. Drugi z wymienionych dokumentów najczęściej ma charakter informacyjny. Jeśli jednak pracownicy są zobowiązani go podpisywać, jest przechowywany razem z ewidencją czasu pracy. Archiwizacja list obecności, a właściwie stosownej ewidencji, trwa przez cały okres zatrudnienia i 10 lat po jego ustaniu. Więcej na ten temat przeczytasz w artykule https://hsm-recycling.pl/pl/blog/ile-czasu-nalezy-przechowywac-listy-obecnosci-66/.
Jak przechowywać listy obecności?
Pracodawca, który decyduje się przechowywać listy obecności, musi zapewnić dokumentom odpowiedni poziom zabezpieczenia. Obecnie dokumentację pracowniczą można archiwizować zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, przy czym coraz większą popularnością cieszy się druga z nich. Niezbędne może okazać się skanowanie dokumentów – więcej informacji dostępnych jest na https://hsm-recycling.pl/pl/skanowanie-dokumentow/. Bez względu na formę, dokumenty należy przechowywać w taki sposób, aby:
- nie miały do nich dostępu osoby trzecie,
- nie doszło do wycieku danych,
- umożliwiały odczyt informacji,
- były dostępne od ręki w razie potrzeby.
Różne dokumenty, różne obowiązki
Dokumenty pracownicze można podzielić na kilka rodzajów. W niektórych przypadkach akta osobowe czy listy płac przechowujemy aż przez 50 lat od momentu ustania zatrudnienia. Najczęściej jednak dokumentację archiwizuje się 10 lat. Dłuższe okresy przewidziane są dla dokumentacji, która nie była przekazywana do ZUS w formie elektronicznej. Wtedy też na przykład pracownik, który chce przejść na emeryturę, musi dostarczyć druk RP-7. Więcej o tym, czym jest ten dokument, można przeczytać w artykule https://hsm-recycling.pl/pl/blog/czym-sa-dokumenty-rp-89/. Archiwizacja dokumentów pracowniczych to złożone zagadnienie, dlatego, w przypadku wątpliwości, najlepiej skonsultować się z ekspertami. Zaniedbania w tym zakresie narażają pracodawcę na odpowiedzialność.
